Doit-on se conformer au RGPD en tant que freelance ?

Qu’est-ce que le RGPD ?

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est une réglementation stricte imposée par l’Union européenne qui est entrée en vigueur le 25 mai 2018. Cette loi a été créée pour protéger les données personnelles et la vie privée de tous les individus au sein de l’UE.

Elle définit des réglementations sur la façon dont les entreprises utilisent et stockent les données personnelles. Elle met en place des limites pour garantir le respect des droits des individus, la sécurité et la confidentialité des informations, et la conformité des entreprises aux lois sur la protection des données. Le RGPD s’applique à toute entreprise ou organisation traitant les données personnelles des citoyens de l’UE, quelle que soit leur localisation. Depuis son adoption, cette loi affecte la manière dont les entreprises collectent, stockent et traitent les données personnelles, en s’assurant qu’elles prennent les mesures de sécurité appropriées pour les protéger. Et comme on le verra plus bas, toute entreprise jugée non conforme aux règles du RGPD peut se voir infliger des amendes…

Mais avant ça, qu’est ce qu’une donnée personnelle ?

Les données personnelles sont un type de données qui peuvent être utilisées pour identifier, directement ou indirectement, une personne physique. Cela inclut les noms, adresses, emails, numéros de téléphones, coordonnées bancaires et autres informations d’identification.

La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Liberté) œuvre à la protection des droits et libertés des individus au quotidien. Elle définit notamment des règles sur la manière dont les entreprises doivent collecter et utiliser ces données, comme l’obtention du consentement de la personne avant de les collecter et la garantie qu’elles ne sont utilisées qu’à des fins spécifiques. Les organisations doivent également s’assurer que les données personnelles sont conservées en sécurité et supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. En protégeant les données personnelles, la CNIL veille à ce que les individus puissent garder le contrôle sur leurs propres informations.

Doit-on respecter le RGPD quand on est freelance ?

Vous l’avez compris, oui ! En tant que freelance, vous devez respecter le RGPD lorsque vous collectez et utilisez les données personnelles de vos clients. C’est aujourd’hui une obligation légale.

Pour cela, vous devez être vigilant aux points suivants :

1. Les différents types de données personnelles : Il est important de comprendre quelles données personnelles vous traitez et comment vous les traitez afin de savoir si vous êtes soumis au RGPD.
2. Les responsabilités du traitement des données : En tant que freelance, vous êtes considéré comme un « responsable de traitement » des données de vos clients. Cela signifie que vous êtes responsable de garantir que les données de vos clients sont traitées de manière légale et sécurisée. Les responsabilités liées au traitement des données incluent l’obtention d’un consentement valide, la mise en place de mesures de sécurité adéquates, la tenue de registres et la notification des violations de données.
3. Les droits des personnes concernées : Le RGPD donne aux personnes concernées (c’est-à-dire les individus dont les données sont collectées) un certain nombre de droits, tels que le droit d’accès aux données, le droit de rectification, le droit à l’effacement, le droit à la limitation du traitement et le droit à la portabilité des données. En tant que freelance, vous devez vous assurer de respecter ces droits et de fournir aux personnes concernées un moyen de les exercer.

Comment se conformer au RGPD en tant que freelance ?

La mise en conformité RGPD est très différente à appliquer d’une entreprise à une autre, puisque le domaine d’activité, le fonctionnement, le traitement de données personnelles, sont très variables. Voici quelques étapes simples pour vous guider :

• Étape 1 : Évaluation de la conformité. La première étape pour se mettre en conformité avec la RGPD est de réaliser une évaluation de la conformité. Cela consiste à identifier les données personnelles que vous traitez, les finalités pour lesquelles vous les traitez et les risques pour les droits et libertés des personnes concernées. Cela vous permettra de comprendre les exigences de la RGPD auxquelles vous devez vous conformer et de mettre en place les mesures nécessaires pour gérer ces risques.

• Étape 2 : Mise en place de mesures de sécurité. Une fois que vous avez compris les risques liés à vos activités de traitement de données, vous devez mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les données personnelles contre toute perte, utilisation illégale ou accès non autorisé. Ces mesures peuvent inclure l’utilisation de chiffrement, de pare-feu, de contrôles d’accès et de politiques de gestion des mots de passe. Il peut s’agit aussi de maîtriser les données que vous enregistrez grâce à votre site web. Il est important de continuer à surveiller et à mettre à jour ces mesures en fonction des risques émergents.

• Étape 3 : Documentation et enregistrement. La RGPD exige que les responsables de traitement de données tiennent des registres des activités de traitement. Cela inclut des informations sur les données personnelles que vous traitez, les finalités pour lesquelles vous les traitez, les mesures de sécurité mises en place et les personnes ayant accès aux données. Il est important de conserver ces documents à jour et de les conserver pendant une période de temps définie.

• Étape 4 : Formation. Puisque comme toute réglementation, elle est amenée à évoluer au fil du temps. Il est donc important de surveiller les mises à jour réglementaires et les pratiques courantes pour s’assurer que vous êtes toujours en conformité avec les exigences de la RGPD.

Que risque-t-on si on ne se conforme pas aux règles du RGDP ?

En cas de non-respect de cette réglementation (même si c’est assez rare pour de petites structures, et notamment les freelances) et dans les cas les plus graves, vous encourez :

• Les sanctions administratives et pénales : Si vous ne respectez pas les exigences de la RGPD, vous pouvez être soumis à des sanctions administratives et pénales importantes. Les autorités de protection des données peuvent imposer des amendes en pourcentage du chiffre d’affaires annuel. Les sanctions pénales peuvent inclure des peines d’emprisonnement pour des infractions graves telles que la vente illégale de données personnelles (on va éviter d’en arriver là!).
• Les dommages à la réputation : La non-conformité à la RGPD peut également causer des dommages à votre réputation en tant que freelance. Si vous êtes impliqué dans une violation de données, cela peut entraîner une perte de confiance de la part de vos clients et de vos partenaires. Cela peut également causer des dommages à votre marque et à votre réputation.

Il est donc important de prendre le RGPD au sérieux et de mettre en place les mesures nécessaires pour se conformer aux exigences !

En conclusion

En tant que freelance, comme pour toute organisation, il est crucial de se conformer à la RGPD pour protéger les données de vos clients et éviter les conséquences juridiques. La non-conformité RGPD peut entraîner des importantes ainsi que des dommages à votre réputation en tant que freelance. Surveillez donc bien les mises à jour réglementaires et l’évolution des pratiques, notamment auprès de la CNIL, pour s’assurer que vous êtes toujours en conformité avec les exigences de la RGPD.